De afgelopen nieuwsbrieven hebben we de meest voorkomende redenen van afkeur behandeld voor declaraties binnen de Wlz, Zvw, Jw en Wmo. We hebben uitgelegd waarop de declaraties worden afgekeurd en hoe dit opgelost kan worden. Deze keer zetten we de meest voorkomende oorzaken van uitval in de declaraties binnen de Forensische zorg (Fz) voor u op een rijtje.

Er is geen (correcte) melding aanvang zorg (MAZ) aanwezig

Oorzaak
In het Informatiesysteem Forensische Zorg (=Ifzo) wordt de plaatsingsinformatie van de cliënten verwerkt. Bij deze uitvalreden is de status van de plaatsing niet aangepast naar Afgesloten of Geplaatst of is de juiste startdatum niet geregistreerd in Ifzo. Daarnaast dient er een definitief plaatsingsbesluit aanwezig te zijn in Ifzo. Dit is een voorwaarde om te kunnen declareren.

Oplossing
Door een e-mail te sturen aan het DIZ (Divisie Individuele Zaken) kunt u de startdatum of einddatum van de zorg doorgeven. In deze e-mail geeft u de volgende informatie door:

  1. SKN nummer justitiabele
  2. Geboortedatum justitiabele
  3. Plaatsingsnummer (zie plaatsingsbrief) justitiabele
  4. Werkelijke start- en/of einddatum FZ
Tijdseenheid zorgperiode ontbreekt of is onjuist

Oorzaak
Dit probleem wordt veroorzaakt doordat in het declaratiebestand (=Fz303) een verkeerde tijdseenheid gebruikt wordt. De oorzaak hiervan kan liggen in een verkeerde registratie van het plaatsingsbesluit of een verkeerde inrichting van uw declaratiesoftware.

Oplossing
Dit kunt u oplossen door uit te zoeken wat de juiste tijdseenheid (minuut, uur of etmaal) is en in uw declaratiesoftware te controleren waar en welke informatie is vastgelegd. Daarna registreert u de juiste gegevens in uw declaratiesoftware. Afhankelijk van de situatie maakt u een correctie aan op het ingevoerde plaatsingsbesluit of de productinrichting. Tot slot dient u de declaratie opnieuw in via Vecozo.

Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken.

Oorzaak
Bij het indienen van de declaratie is een foutief tarief meegestuurd. Dit kan voorkomen wanneer tarieven achteraf worden gewijzigd of wanneer er een foutief tarief is gekoppeld in uw declaratiesoftware. Een derde oorzaak kan zijn dat de contracten nog niet juist verwerkt zijn bij justitie. Deze foutcode komt meestal voor aan het begin van het jaar, wanneer de nieuwe contractafspraken ingaan.

Oplossing
Bij afdeling Facturatie en Inkoop van Justitie kan worden nagegaan wat het juiste tarief is. Dit tarief dient vervolgens aangepast te worden bij de productinrichting in uw declaratiesoftware. Indien het probleem ligt in de verwerking van de nieuwe contracten dient u te wachten met declareren tot deze correct zijn verwerkt bij Justitie.

Er is geen contract met de aangeduide declarant voor de opgegeven prestatie.

Oorzaak
Als u deze foutcode ontvangt in de retourinformatie (=Fz304), dan kan dit verschillende oorzaken hebben, namelijk:

  1. In de declaratieregel is een foutief plaatsingsnummer gebruikt
  2. In het declaratiebericht is een foutief contractnummer gebruikt.

Oplossing
Als voor meerdere cliënten de zorg gedeclareerd wordt en in de retourinformatie worden niet alle declaratieregels afgekeurd, dan kunt u hieruit herleiden dat voor een specifieke cliënt op een foutief plaatsingsnummer gedeclareerd is en kunt u dit corrigeren in uw declaratiesoftware.
Wordt de gehele declaratie afgekeurd dan is ons advies om contact op te nemen met de afdeling Facturatie en Inkoop van Justitie. Zij kunnen aangeven of de retourinformatie wordt veroorzaakt door foutieve plaatsingsnummers en/of een foutief contractnummer.

Einddatum prestatie moet kleiner zijn dan of gelijk zijn aan einddatum forensische zorgtitel.

Oorzaak
Deze foutcode ontvangt u als u productie declareert terwijl er geen geldig definitief plaatsingsbesluit (meer) is.

Oplossing
Hierbij is het van belang om vast te stellen tot welke datum het definitieve plaatsingsbesluit geldig is en tot welke datum de betreffende cliënt zorg ontvangen heeft. Op basis van deze informatie kunt u uw vervolgacties bepalen. Te denken valt aan: onjuiste declaratieregels verwijderen, een gesprek met de reclassering voor aanpassing van de einddatum van het huidige definitieve plaatsingsbesluit of een controle uitvoeren in Ifzo m.b.t. de plaatsingsgegevens.
In dit nieuwsitem zijn vijf uitval redenen toegelicht. Op de website van Forensische zorg onder de volgende link vindt u een overzicht van alle Fz-uitval redenen en de bijbehorende oplossing.

Mocht u vragen hebben dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.