Begin april is de iWlz in één keer overgegaan naar de iWlz 2.0. Dit was één van de grootste wijzigingen in de financieringen sinds de overgang vanuit de AZR. Na twee jaar voorbereiding vanuit de verschillende instanties kon deze op 1 april 2018 eindelijk live gaan. Ook bij TTS Technology To Serve stonden we voor Care Expert op 3 april klaar om aan de slag te gaan met de nieuwe iWlz. Toch bleek het meer werk dan we van tevoren konden inschatten.

In de maanden voorafgaand aan de livegang van iWlz 2.0 bezochten we verschillende bijeenkomsten en verdiepten we ons door documentatie over dit onderwerp door te lezen. Toch bleek de transitie een flinke klus te zijn, maar samen met onze klanten zijn we hier succesvol uitgekomen.

Zorgkantoren ervaarden tijdens de transitie veel obstakels, waardoor veel zorgorganisaties vertraging opliepen bij hun iWlz 2.0-declaraties. We benoemen de meest voorkomende problemen en of deze inmiddels verholpen zijn:

  • De zorgkantoren ervoeren enorme werkdruk. Daarom verliep de meeste communicatie via het notitieverkeer. Veel zorgkantoren waren ook telefonisch minder bereikbaar. Dit zorgde voor vertraging in het oplossen van problemen. Inmiddels zijn de reactietijden op notities veelal weer terug op twee werkdagen;
  • Verscheidene zorgkantoren hadden technische problemen met het verwerken van AAT’s. AAT’s werden niet verwerkt, verkeerd verwerkt of zorgden voor foutieve AW33’s. Dit is inmiddels ook grotendeels opgelost;
  • Dossierhouders en Coördinatoren Zorg Thuis werden niet of dubbel benoemd. Hierdoor was het niet mogelijk om berichten te versturen. Dit kan nu telefonisch of via het notitieverkeer met het zorgkantoor worden opgelost;
  • Declaraties werden onterecht afgekeurd. Dit gold onder andere voor vervoer en mutatiedagen. Ook werden declaraties afgekeurd omdat de zorgaanbieder geen machtiging zou hebben. Deze fouten zijn veelal hersteld en herdeclaraties kunnen worden ingediend;
  • Bovenregionale toewijzingen werden niet aangemaakt of verstuurd door het zorgkantoor. Inmiddels zijn de meeste toewijzingen verstuurd en kunnen missende toewijzingen worden opgevraagd via het notitieverkeer;
  • De declaratiedeadlines over de maand april werden uitgesteld door onder andere Menzis, Zorg en Zekerheid en Zilveren Kruis;
  • Menzis berekent voor de maanden april en mei geen tijdigheid;
  • Voor de meeste cliënten zijn de toewijzingen inmiddels opgehoogd van één procent naar het juiste percentage en alle zorgstatussen doorgegeven. De eerste declaraties zijn alweer de deur uit en de meeste problemen zijn inmiddels bekend en opgelost.

Elke overgang kent zijn obstakels, maar uiteindelijk hebben we de grootste uitdagingen weten te tackelen en loopt de zorgdeclaratie weer correct en op tijd!