In de afgelopen maanden is TTS een samenwerking gestart met zorgaanbieders Domus Mill en Onze Jongeren. In 2015 declareerden deze zorgaanbieders nog via RePaD, maar sinds 1 januari 2016 moet de declaratie vanuit de Wet forensische zorg (Wfz) door middel van een FZ303-bericht ingediend worden bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Deze nieuwe werkwijze vroeg om de juiste kennis en expertise, maar ook om de juiste software.

Problemen op het gebied van indicatiestelling, plaatsing en zorginkoop

In de afgelopen periode moesten meerdere hobbels worden genomen voordat het FZ303-bericht daadwerkelijk via VECOZO ingediend kon worden. Op de volgende punten liepen we tegen problemen aan:

Indicatiestelling:
1. Het plaatsingsbesluit bevatte tegenstrijdige informatie, bijvoorbeeld omdat:
– de aard van de zorgvraag op meerdere manieren te interpreteren was;
– de aard van de zorgvraag niet paste bij vooraf vastgestelde kenmerken van de zorgaanbieder.
2. Het plaatsingsbesluit stond niet in IFZO.
3. Er was geen definitief plaatsingsbesluit in IFZO.
4. De zorgtitel/maatregel was afgelopen, maar er was geen einddatum vastgesteld waardoor er mogelijk geen geldig plaatsingsbesluit meer was.

Plaatsing en zorginkoop:
1. De gecontracteerde zorg kwam niet overeen met de vooraf vastgestelde kenmerken van de zorgaanbieder, maar de cliënten werden wel geplaatst.
2. Extra cliënten werden wel geplaatst, maar de zorginkoopafspraken waren ontoereikend, omdat:
– de cliënt meer zorg nodig had dan vooraf was vastgesteld door de reclassering;
– de inkoopafspraken waren gemaakt voor een lager aantal cliënten dan het aantal cliënten dat daadwerkelijk geplaatst werd.
3. IFZO en VECOZO zijn twee verschillende informatiesystemen: IFZO geeft “papieren” besluiten af waarna er digitaal een declaratiebestand aangemaakt moet worden. Controle op de informatie wordt bij de zorgaanbieder neergelegd.
4. Procedures die veel tijd in beslag nemen bij:
– uitspraken vanuit de rechtbank en de termijnen bij hoger beroep;
– afstemming tussen afdeling zorginkoop en indicerende partijen.
Hierdoor ontstond onduidelijkheid over welke zorg en de termijn waarop deze zorg geboden moest worden.

Problemen met het indienen van het FZ303-bericht

Nadat bovengenoemde problemen op het gebied van indicatiestelling, plaatsing en zorginkoop opgelost waren en bekend was welke zorg er gedeclareerd moest worden, kon de geleverde zorg door middel van een FZ303-bericht ingediend worden. Dit bericht wordt vanuit onze software gegenereerd.

Ook het aanmaken van het FZ303-bericht ging niet in een keer goed. Ook voor TTS is dit tenslotte een nieuw proces. Maar een eerste keer “nee” betekent niet dat we het opgeven. TTS heeft meerdere keren afstemming gezocht met VECOZO en daarna ook met DJI. Door de korte lijnen met deze partijen waren deze problemen binnen een paar werkdagen opgelost.

In juni zijn de eerste FZ303-berichten ingediend en voor 100 procent toegekend. Inmiddels zijn we alweer twee declaratieperioden verder en blikken we terug op een geslaagd project.

Tevreden klanten

Domus Mill en Onze Jongeren zijn twee tevreden klanten. Daarnaast hebben we niets meer dan lof voor onze samenwerking met VECOZO en DJI. We zaten allemaal in een opstartfase naar een nieuwe manier van declareren. Door een goede samenwerking en korte lijnen tussen verschillende partijen heeft TTS de nieuwe declaratie via een FZ303-bericht tot een succes kunnen maken. TTS kijkt terug op een fijne samenwerking en ziet uit naar de komende declaratieperioden.

Wij dienen uw declaraties in

TTS kan namens uw organisatie een FZ303-declaratiebericht indienen. Wij zorgen voor een correcte en tijdige afhandeling van uw declaraties, zodat u zich kunt focussen op het leveren van kwalitatieve zorg aan uw cliënten. Wilt u meer weten over onze diensten? Kijk dan op www.ttoserve.nl/diensten.