Hoge administratieve lasten, onjuiste en onrechtmatige declaraties, torenhoge accountantskosten en (dreigende) faillissementen in de zorg; helaas staat de media vol met dit soort berichten.

Dankzij diverse stelselwijzigingen en veranderingen in de financiering van zorg en vastgoed, is het Nederlandse zorglandschap in rep en roer. Zorgaanbieders hebben weinig tot geen invloed op nieuw beleid en koerswijzigingen vanuit Den Haag. Waar ze wel invloed op hebben, is het systeem dat ervoor moet zorgen dat de administratieve hygiëne op orde is en de juiste stuurinformatie biedt om antwoord te kunnen geven op de nodige strategische koerswijzigingen. Het correct verantwoorden en declareren van de geleverde zorg start dan ook bij het selectieproces.

Ondergeschoven kindje

Als zorgaanbieders moeten kiezen voor een verantwoordings- en declaratiesysteem, wordt er vaak gekeken naar een elektronisch cliëntendossier (ECD). In een selectietraject is het verantwoordings- en declaratieproces een ondergeschoven kindje dat weinig aandacht krijgt. In de praktijk zal bijna elke keuze voor een nieuw ECD starten met een presentatie van het systeem. Hierbij is vaak een grote groep potentiële gebruikers betrokken.

Het selectieproces

De genodigde leveranciers krijgen twee uur de tijd om het (software)product te presenteren, waarvan er slechts tien minuten besteed mogen worden aan het administratieve deel van het systeem. De overige tijd wordt besteed aan de presentatie van het cliëntdossier en het bijbehorende portaal of het planningssysteem. Dit is op zijn minst bijzonder, omdat vrijwel alle inkomsten van een zorgaanbieder afhankelijk zijn van de declaraties en de verantwoording op de geschreven productie. De zorgprofessionals in de zaal, maar soms ook de cliënten, bepalen uiteindelijk welk ECD er gekozen wordt, inclusief de declaratie-oplossing die daarbij hoort. De zorgprofessional heeft zeker inzicht in welk elektronisch cliëntendossier het best aansluit bij het werkproces. Daarnaast is het belangrijk om cliënten te betrekken bij de onderwerpen die hen aan gaan. Wat je je echter wel moet afvragen, is in hoeverre deze doelgroepen inzicht hebben in de boekhoudkundige- en verantwoordingsproblematiek en in hoeverre zij de juiste keuze hierin kunnen maken voor de zorgaanbieder.

Scheiden van backoffice en frontoffice

Wij van TTS denken dan ook dat het scheiden van een keuzetraject voor een declaratie- en verantwoordingssysteem (de zogenaamde backoffice) en het zorgdossier (de frontoffice) een oplossing brengt. Beide werelden krijgen dan de aandacht en focus die nodig zijn, met als resultaat dat er een keuze wordt gemaakt voor een systeem dat past bij de professional die ermee gefaciliteerd wordt: een systeem dat de zorg optimaal ondersteunt bij het registeren van zorg en een systeem dat faciliteert dat deze zorg op een juiste manier verantwoord en gedeclareerd wordt.

Bas van Nieuwkerk

Bas van Nieuwkerk
CEO – Directeur