De hoge administratieve lasten binnen de zorg zijn al lange tijd een actueel thema en onderwerp van discussie. Zo is vermindering van deze lasten vanuit VWS zelfs een speerpunt. En terecht: recent onderzoek van Zorg voor Beter laat zien dat één op de vijf medewerkers meer dan dertig procent van zijn tijd besteedt aan registratie. Dat kan al oplopen naar 2,5 uur per dag! De hoge administratieve lasten worden helaas binnen zorgorganisaties nauwelijks aangepakt. Driekwart van de ondervraagden uit het onderzoek van Zorg voor Beter geeft aan dat de organisatie niet werkt aan het terugdringen van registraties. De reden voor deze desinteresse is onduidelijk: wellicht weten bestuurders niet hoe ze hun registratielast kunnen verminderen? Of is de registratielast niet inzichtelijk voor de bestuurders?

Hoe zorgt u als bestuurder van een zorginstelling voor een vermindering van de zorgadministratielast?

Wij denken dat medewerkers lang niet zoveel tijd hoeven te besteden aan administratie als zorgorganisaties leren organiseren vanuit de lean-filosofie en gaan werken met nieuwe technologie, zoals apps. Met lean bedoel ik: geen overbodige registraties en gestuurd vanuit de klantbehoefte. U creëert maximale toegevoegde waarde tegen minimale inspanning door, uiteraard binnen de wetmatige kaders, onnodige registratie en administratie weg te halen.

Veel registraties zijn ontstaan door goede bedoelingen van medewerkers die vanuit hun professie en de behoefte om zorg goed te organiseren, overbodige momenten en metingen zijn gaan registreren. Alleen werd voorbij gegaan aan eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en vertrouwen op onderlinge, goede afspraken. Ook de verschillende, vaak tegensprekende eisen vanuit de financierende en controlerende partijen zorgen ervoor dat zaken worden vastgelegd die niet noodzakelijk zijn voor de wet en niet bijdragen aan het leveren van goede zorg.

Kritisch kijken naar zorgprocessen

Onze ervaring met talloze implementaties van zorgsoftware is dat als je kritisch kijkt naar zorgprocessen en ondersteunende software, veel registraties afgeschaft kunnen worden. Als u alleen de noodzakelijke registratiemomenten en metingen automatiseert, in plaats van functionaliteiten in gebruik te nemen omdat de software het nu eenmaal biedt, maakt u het voor uzelf en uw medewerkers een stuk eenvoudiger.

Nieuwe technologie stelt u vervolgens in staat om verbeterslagen in de zorgprocessen aan te brengen. Onderzoek van het Digitale Landschap laat bijvoorbeeld zien dat zeventig procent van alle cliëntgegevens niet direct digitaal ingevoerd kunnen worden. Pen en papier zijn nog heer en meester! Totaal niet lean en zeer foutgevoelig: registraties worden eerst handmatig genoteerd en later overgetikt.

Vervangt u uw papieren processen met apps, dan geeft u uw medewerkers de kans om thuis bij uw cliënten de dossiers op te vragen en aan te vullen. Uw medewerker houdt dan meer tijd over om cliënten te bezoeken, zeker als vanuit de lean-aanpak alleen de noodzakelijke registraties zijn gedefinieerd. Werken met apps maakt registratie beter en leuker: uw medewerker kan zelfs gesprekken eenvoudig opnemen of een foto maken, en ze direct plaatsen in het dossier.

Wij willen niet meer blijven praten over administratieve lastenverlichting, maar er daadwerkelijk iets aan doen. Daarom ontwikkelden we Care2App, een suite met apps die registratie aan de bron van noodzakelijke momenten en metingen mogelijk maakt. Wilt u ook aan de slag met een lean-aanpak en nieuwe technologie? Neem dan contact met ons op.

Bas van Nieuwkerk

Bas van Nieuwkerk
CEO – Directeur