Het jaar is al bijna om en veel organisaties zijn hun jaar al aan het afsluiten. De gemeenten sturen al hun herinneringen voor de laatste declaraties van het afgelopen jaar. Maar bent u er als zorgaanbieder al klaar voor? Wij geven u tips hoe u uw jaar goed kan afsluiten, zodat u zonder zorgen de feestdagen in gaat en vol goede moed aan het komende jaar kan beginnen!

Over een krappe maand begint 2018. Veel gemeenten en zorgkantoren zijn al gestart met de voorbereidingen van de jaarafsluiting 2017. Vanuit gemeente Zaanstad ontvingen we bijvoorbeeld het bericht dat ze midden januari alle WMO- en Jw303-declaraties willen ontvangen, zodat 2017 afgesloten kan worden. Ook veel zorgverzekeraars en zorgkantoren willen de laatste declaraties over 2017 eind januari ontvangen.

Aan de slag: 5 tips

Maar hoe zit het met u als zorgaanbieder? Bent u klaar om 2017 af te sluiten? Of staan er nog declaraties open? TTS Technology To Serve helpt u op weg met de volgende tips:

Afspraken en deadlines: breng de afspraken, declaratiedeadlines en gegevensaanleveringen per financierder in kaart. Denk aan:

  • Declaraties (Wmo303, Jw303, AW319, Fz303, PGB-facturen, etc.);
  • Nacalculatieformulieren, verantwoordingsformulieren, accountantsprotocollen, et cetera.

Maak een plan: stel een plan van aanpak vast met daarin:

  • Doelen;
  • Activiteiten;
  • Rollen;
  • Planning.

Sommige financierders en ketenpartijen zijn minder goed bereikbaar rondom de feestdagen en jaarwisseling. Houd daarmee rekening in de planning!

Werkwijze: stel medewerkers op de hoogte van de planning voor de jaarafsluiting en maak ze (mede)verantwoordelijk voor een goede jaarafsluiting.

Proactief: ga proactief te werk. Volg (waar mogelijk) de planning. Wacht niet af, maar benader financiers als bijvoorbeeld (retour)informatie nog ontvangen moet worden of als zorgmedewerkers de laatste registraties moeten vastleggen. Hierdoor wordt rust gecreëerd en blijft u in control.

Hulp: vraag om hulp bij financiers als er onduidelijkheden zijn over de jaarafsluiting. Ze helpen u graag verder. Zij zijn er natuurlijk ook bij gebaat dat u de jaarafsluiting tot een goed einde kunt brengen binnen de gestelde tijd.

Wij verwachten dat u met deze tips goed voorbereid de jaarafsluiting van 2017 in gaat. Als u onze hulp hierbij kunt gebruiken, neem dan gerust contact op met onze ServiceDesk via 088-1157222 of stel uw vraag via TOPdesk!